Créateur de CV
Si vous souhaitez ajouter une nouvelle compétence à votre CV, pourquoi ne pas suivre une formation en accueil téléphonique ? Être à l’aise et confiant avec le téléphone est un plus pour tous les emplois. Dans presque tous les cas, le premier élément de votre CV sera une liste de vos titres de poste et des entreprises pour lesquelles vous avez travaillé dans le passé, puis une liste de vos compétences et autres qualifications. Que pourriez-vous mettre d’autre sur votre CV qui serait pertinent pour presque tous les emplois ? Un cours de certification en accueil téléphonique. Il s’agit d’une compétence précieuse applicable à presque toutes les entreprises. De plus, elle est généralement facilement transférable d’un secteur à l’autre.
Vérification/authentification
Le premier élément de votre liste de compétences téléphoniques devrait être votre capacité à authentifier les appelants et à vérifier leur identité. Cette compétence peut être utilisée pour la sécurité, par exemple pour s’assurer que personne n’essaie de pirater votre système. Elle peut également permettre d’éviter les appels ennuyeux, voire les appels de harcèlement. Tout le monde dans votre entreprise doit être capable d’authentifier les appelants. Il s’agit aussi bien des personnes qui répondent au téléphone que de celles qui, dans les coulisses des autres services, appellent votre entreprise. La courtoisie élémentaire veut que l’on s’identifie, que l’on identifie la personne que l’on appelle et que l’on précise l’objet de l’appel. De nombreuses entreprises ont des procédures spéciales à suivre pour authentifier les appelants. Elles vérifient notamment l’identification de l’appelant, les bases de données de noms et d’adresses, et même les bases de données de logos et d’insignes d’entreprise. Dans certaines entreprises, ce processus d’authentification fait partie des tâches de réception téléphonique. Vous devez savoir comment le faire correctement.
Planification de conférences et de réunions
Les conférences téléphoniques peuvent être très productives pour les entreprises. Si vous êtes en mesure de planifier des réunions régulières avec des clients ou des fournisseurs, vous pouvez éviter les temps et les frais de déplacement. Les téléconférences peuvent également être utilisées pour des réunions ponctuelles avec des personnes qui ne sont pas sur place. Vous devez savoir comment programmer et mener correctement les téléconférences. Ces tâches relèvent de la formation à l’accueil téléphonique car elles font partie de la description du poste de réceptionniste. Vous pouvez être amené à prendre les appels vous-même ou à aider d’autres personnes à les passer. Une partie importante de cette formation consiste à connaître les technologies disponibles. Parmi les choix possibles, citons les systèmes de protocole Internet (IP), les applications mobiles et les téléphones de bureau. Vous devez vous assurer que votre système est compatible avec les systèmes utilisés par tous les appelants.
Messagerie vocale et script de messagerie vocale
La messagerie vocale peut être un outil utile. Elle peut être utilisée lorsque vous n’êtes pas au bureau, ou lorsque les lignes sont occupées. Elle peut même être utilisée pour saisir et sécuriser les commandes des clients. Vous devez savoir comment configurer un système de messagerie vocale d’entreprise. Il faut notamment nommer le système, créer un message d’accueil et configurer le système de messagerie vocale pour qu’il traite correctement les messages. Vous devez savoir comment accéder au système de messagerie vocale afin de pouvoir répondre aux messages. Cela peut impliquer l’utilisation d’une console téléphonique ou d’une console d’ordinateur. Vous devez savoir comment répondre de manière appropriée aux messages vocaux. Cela inclut de noter les messages pour pouvoir y répondre de manière appropriée. Vous pouvez également faire appel à des services de transcription des messages vocaux.
